社労士営業　できるメール、できないメールの違い２

前回に引き続き、「できる」と思われるメールの
テクニックをお話しましょう。

メールはわかりやすさが命です。

そのためには、次のようなテクニックを使うと、
いいでしょう。

１、箇条書き

長文だと読みにくくなるので、箇条書きを随所に
使うと読みやすくなります。

その場合、コツは、最初「箇条書きをいくつ
書くか」を言っておくことです。

例：
以下の３点について、ご確認のほど
お願い申し上げます。

　１、○○様のご主人の氏名（ﾌﾘｶﾞﾅも）と生年月日
　２、○○様のご主人の年収
　３、○○様の住所

２、かぎかっこを使う

メールでは、文章が読みやすくなるよう
かぎかっこを使って強調します。

例：
今回扶養手続きには、○○様の「住民票の写し」を
添付する必要がございますので、ご準備いただき
ますようお願い申し上げます。

３、とるべき行動を具体的にわかりやすく伝える

ときにメールは「相手にとってほしい行動」を伝える
手段で使いますが、その際、気をつけるべきは、
相手にとってほしい行動を具体的にわかりやすく
伝えることです。

例：

×年金手帳と雇用保険被保険者証を
お預かりいただきますようお願い致します。

（これではいつまでに預かったらよいかわからないし、
預かってからどうしたらよいのかわからないので
不親切）

○入社した方より、年金手帳と雇用保険被保険者証を
お預かりいただきましたら、当事務所までご連絡いただき
ますようお願い致します。なお、手続きの関係上、
○月○日までにご準備のほどお願い申し上げます。

なお、上記書類がない場合、基礎年金番号がわかる書類か
雇用保険被保険者番号がわかる書類がないか聞いて
いただき、なければその旨ご連絡頂きますようお願い申し上げます。

メールは相手への思いやりが大切です。

以上を是非とも実践してみてください。

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