社会保険労務士の開業情報

社労士営業 できるメール、できないメールの違い

メールはその人が出ます。

 

私は、仕事柄、たくさんのメールをやりとりさせていただいて
いますので、いつも来るメールの「印象の違い」を分析して
います。

 

今日は、「できる人と思われるメール」とそうでない
メールの違いについてお話しましょう。

 

 

社労士営業 できるメール、できないメールの違い

 

まず、メールの基本ですが次の基本はおさえておいた方が良いです。

 

1、宛先:アドレスは正確に入力する。手入力の際は、
 必ず見直しをする。

 

 一斉送信を使うときは、他の人のメルアドが送信先の人にわかって
 しまうので、必ずBCCを使う。

 

 

2、件名:本文の内容がわかるような件名をつける。

 

例:先日のご依頼の見積もりの件
例:36協定に関するご質問の件

 

なお、初めてメールする場合、件名に名前を
入れると良い。
例:36協定に関するご質問の件(穂浪事務所より)

 

人によっては、受信メールが多かったり忙しくて
見る時間が限られていたりするので、こちらが配慮して
あげるとよりグッドです。

 

例:扶養に関する書類準備のお願いの件 (至急)

 

 

3、本文

 

・冒頭に○○様 と書く。(漢字を間違わないよう!)

 

・まず挨拶をして名乗ります。
時候の挨拶などは不要で、

 

「いつもお世話になっております。○○事務所の穂浪です」

 

という感じでいいでしょう。

 

・必要な事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がけて
ください。できたら、結論から書くのがベター。

 

例:さて、本日は、扶養手続きの添付書類のご準備の
お願いがありまして、メールを送らせていただきました。

 

・1行の文字数は、最大文字数は最大30文字くらいで
適宜改行を入れるのがいいでしょう。
(このページの文章がそうなっています。)

 

・メールが長くなる場合、5行をマックスとして、
1行空けると読みやすいです。
(このページの文章がそうなっています。)

 

・5W3Hで、できるだけ相手が疑問を持たないよう
具体的にわかりやすく書きましょう。
特に、メールは電話と違って、わからないことが出て
きたときに即座に質問ができません。

 

「自分が言いたいこと」を言うのではなく、
「相手がわかるよう」言いましょう。

 

例:× 6月6日空いていますか?ご紹介したい人がいるのですが・・・。

 

  ○ 以前、穂浪様がご紹介してほしいとおっしゃっていた
    出版会社の営業の方が、今度、東京から来られます。

 

    よろしければ、6月6日の9時〜12時の間なら松山
    市内でご紹介のセッティングが可能です。
     ご都合いかがでしょうか?

 

 

・資料などは本文と分け、添付ファイルにして送ります。

 

・最後に署名をつけます。
できたら、署名は他の人のを参考にしてキレイな
レイアウトのものがいいでしょう。

 

 

4、見直しはできるだけしてください。
 誤字脱字や文章がわかりにくいところはないか
 を見直します。

 

 

以上がメールのマナーです。

 

個人的には、たくさんの方のメールを見ていると、

 

・改行や一行空けるなどがなく読みにくい。
・具体的なことを省略しているので、
 改めて質問をしないといけなくなる。
・名前の漢字が平気で間違っている。
・文章の内容がわかりにくい
 (読む人がわかるかを考えて作られていない)

 

 

という方がたくさんいらっしゃいます。

 

メールだけで「できない人」と思われるのは
もったいないです。

 

以上を是非とも実践してみてください。

 

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