社労士営業　できるメール、できないメールの違い

メールはその人が出ます。

私は、仕事柄、たくさんのメールをやりとりさせていただいて
いますので、いつも来るメールの「印象の違い」を分析して
います。

今日は、「できる人と思われるメール」とそうでない
メールの違いについてお話しましょう。

まず、メールの基本ですが次の基本はおさえておいた方が良いです。

１、宛先：アドレスは正確に入力する。手入力の際は、
　必ず見直しをする。

　一斉送信を使うときは、他の人のメルアドが送信先の人にわかって
　しまうので、必ずＢＣＣを使う。

２、件名：本文の内容がわかるような件名をつける。

例：先日のご依頼の見積もりの件
例：３６協定に関するご質問の件

なお、初めてメールする場合、件名に名前を
入れると良い。
例：３６協定に関するご質問の件（穂浪事務所より）

人によっては、受信メールが多かったり忙しくて
見る時間が限られていたりするので、こちらが配慮して
あげるとよりグッドです。

例：扶養に関する書類準備のお願いの件　（至急）

３、本文

・冒頭に○○様　と書く。（漢字を間違わないよう！）

・まず挨拶をして名乗ります。
時候の挨拶などは不要で、

「いつもお世話になっております。○○事務所の穂浪です」

という感じでいいでしょう。

・必要な事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がけて
ください。できたら、結論から書くのがベター。

例：さて、本日は、扶養手続きの添付書類のご準備の
お願いがありまして、メールを送らせていただきました。

・１行の文字数は、最大文字数は最大３０文字くらいで
適宜改行を入れるのがいいでしょう。
（このページの文章がそうなっています。）

・メールが長くなる場合、５行をマックスとして、
１行空けると読みやすいです。
（このページの文章がそうなっています。）

・５Ｗ３Ｈで、できるだけ相手が疑問を持たないよう
具体的にわかりやすく書きましょう。
特に、メールは電話と違って、わからないことが出て
きたときに即座に質問ができません。

「自分が言いたいこと」を言うのではなく、
「相手がわかるよう」言いましょう。

例：×　６月６日空いていますか？ご紹介したい人がいるのですが・・・。

　　○　以前、穂浪様がご紹介してほしいとおっしゃっていた
　　　　出版会社の営業の方が、今度、東京から来られます。

　　　　よろしければ、６月６日の９時～１２時の間なら松山
　　　　市内でご紹介のセッティングが可能です。
　　　　ご都合いかがでしょうか？

・資料などは本文と分け、添付ファイルにして送ります。

・最後に署名をつけます。
できたら、署名は他の人のを参考にしてキレイな
レイアウトのものがいいでしょう。

４、見直しはできるだけしてください。
　誤字脱字や文章がわかりにくいところはないか
　を見直します。

以上がメールのマナーです。

個人的には、たくさんの方のメールを見ていると、

・改行や一行空けるなどがなく読みにくい。
・具体的なことを省略しているので、
　改めて質問をしないといけなくなる。
・名前の漢字が平気で間違っている。
・文章の内容がわかりにくい
　（読む人がわかるかを考えて作られていない）

という方がたくさんいらっしゃいます。

メールだけで「できない人」と思われるのは
もったいないです。

以上を是非とも実践してみてください。

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